Bien organiser son assemblée générale.

Vous êtes une importante société qui a des implantations partout en France et/ou en Europe ? Vous devez organiser chaque année une grande assemblée générale. Elle peut avoir la même vocation informative et consultative qu’un séminaire d’entreprise, mais certaines décisions devront être prises à l’aide d’un système de vote. S’agissant d’une obligation légale dont les modalités sont inscrites dans vos statuts (notamment sur la validation des comptes), voici quelques conseils pour ne rien oublier dans votre organisation.

Convoquez les membres de l’assemblée générale.

Cette phase de la procédure est très encadrée juridiquement. Les statuts de votre société désignent la ou les personnes compétentes pour envoyer une invitation à un associé. Elle doit être acheminée au moins quinze jours avant la réunion et indiquer la date et le lieu de celle-ci. Elle doit contenir l’ordre du jour, les textes de références ainsi qu’une indication sur la procédure de vote à distance ou par procuration. Le choix du lieu est particulièrement important puisqu’il faut privilégier un site de rassemblement facilement accessible. Des sociétés de location de salles à Paris proposent des lieux proches des grandes gares de la capitale pour une meilleure facilité d’accès depuis le reste de la France et l’Europe. Les prestataires spécialisés mettent à disposition de leur client du matériel de vote électronique par télécommande.

Organisez plus qu’une assemblée générale.

Profitez de cette occasion pour faire de la communication d’entreprise. Sur une demi-journée, faites le bilan de vos résultats et vos objectifs à l’ensemble de vos associés et actionnaires. Offrez-leur une présentation en avant-première des dernières nouveautés. Organisez un buffet debout pour la pause déjeuner de façon à ce que les invités puissent se rencontrer et échanger facilement. Le soir, après l’assemblée générale, préférez un repas de qualité, assis cette fois en leur proposant un dîner spectacle par exemple. Vos convives se sentiront gratifiés de cette attention et seront alors dans les meilleures dispositions pour investir dans vos derniers projets.

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