Quels outils professionnels pour améliorer la productivité d’un service administratif ?

Les métiers de l’administratif demandent à être polyvalent, organisé et rapide. Si la plupart des gestes professionnels du quotidien peuvent être effectués manuellement, il existe de nombreux outils spécifiques qui permettent d’améliorer son rendement et la qualité de son travail. Voici quelques outils connus ou moins connus utiles à tout secrétaire ou agent administratif quel que soit le service ou l’entreprise où ils travaillent.

L’imprimante / photocopieuse

Accessoire indispensable de toute personne qui travaille sur ordinateur, l’imprimante / photocopieuse sert à la fois à imprimer des documents mais aussi à les scanner et les photocopier. Polyvalentes, ces machines imposantes facilitent le travail et permet un rendement supérieur à des machines uniques et dédiées (photocopie, scanner, imprimante). Leur capacité professionnelle et la qualité de leur travail en font un allié dont on ne peut plus se passer.

La machine à affranchir

Tout service administratif d’une entreprise ou d’une collectivité se doit d’affranchir les courriers avant leur envoi. Plutôt que de perdre du temps à aller à la Poste, la plupart des entreprises demandent au facteur de récupérer le courrier affranchi lors de sa tournée quotidienne. La machine à affranchir est un outil qui sert à peser et affranchir directement et très rapidement n’importe quel courrier. L’appareil est précis et rapide dans son travail. Les marques les plus connues sont Neopost, Franking, Satas… Comme toute machine à usage professionnel, les garanties sont nombreuses et il est très facile de changer les composants. Ainsi, changer une cartouche pour NEOPOST IS 420 est facile et rapide.

Logiciel de bureautiques

Le travail informatique a largement contribué à l’amélioration des conditions de travail, du stockage des données et de la saisie. De nombreux logiciels sont utilisés dans les services administratifs. Il y a bien entendu les indispensables traitement de texte, Excel et Word mais il peut y avoir d’autres types de logiciels adaptés selon les métiers : logiciel de gestion de projet, CRM, gestion de clients, etc.

Rangements et mobilier

Le mobilier joue également un grand rôle dans le quotidien de l’administratif. Tri du courrier, documents à faire signer, dossiers clients, certains documents manuscrits doivent être stockés à un endroit et facilement accessibles. Les fournitures de bureau telles que pochettes, dossiers suspendus, trieurs sont encore largement utilisés. Le mobilier en lui-même est également nécessaire à une bonne gestion : placards, armoires, bureaux, coffres, caissons sont autant d’espace de travail et de rangements.

Standard téléphonique

Les services liés à l’administration sont souvent sollicités pour des demandes particulières en interne ou venant de l’extérieur. Le simple téléphone ne suffit pas à prendre des appels multiples ou la mise en attente. Bien souvent le service administratif et l’accueil sont des services communs. Il est donc primordial d’avoir un standard téléphonique, c’est-à-dire un téléphone aux multiples options permettant de mettre en attente et de transférer facilement sur d’autres lignes internes.

Système d’étiquetage

Enfin, pour se faciliter le travail de tri et être cohérent, un système d’étiquetage professionnel est fortement conseillé. Ces appareils permettent d’être plus rapide et d’opter pour une communication globale cohérente dans le même service voire la même entreprise.

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